私は職場のリーダーですが、コミュニケーションがなかなか円滑に進まないことがあります。職場の雰囲気が悪いのが原因ではと思い、皆で話し合いの場を設けてみたんですが、その場自体がいつもの暗い雰囲気になってしまいました。何もうまくいかなくて、ちょっと難しいなぁと……。何か良い方法はないでしょうか？

なるほど。多くの方がこういった試みをされてるという話はよく耳にしますが、今回の「何か良い方法はないか」という、この「方法」と仰るのは何かご自身の中でイメージは持たれていますか？

みんなで話し合いをする場を改めて設ければ良いと思って、皆にもどう思うか聞いてみましたが、あんまり関心なさそうというか……。
そもそも困ってないのか、そんなに問題意識ないのかなっていう感じで、話し合いにもならなかった状態です。話し合いという手法では解決できないことだったのでしょうか。

ご説明ありがとうございます。ちょっとイメージが掴めてきましたが、もう少し確認させてください。皆を集めて話し合いをさせたけど、あんまり反応がない。「コミュニケーションを良くしよう」という、そういう思いは、みんなの中では、ちょっと希薄だったということですか？

そうです。問題意識を感じているのは私だけなのかと感じました。

なるほど。すると、皆さんの中で、その雰囲気を良くするということの意味、そもそもの目的の共有が十分できてなかったという理解で合っていますか？

そうですね。でも、文句はすごく出ているんです。交代制なので、誰かが休みの時にフォローして、内容や進捗等を把握しておく必要があります。情報交換は常にしておかないといけないんですが、そういう所が希薄で……バタバタしていると、お互いに文句を言っている状況なんです。
もうちょっとコミュニケーションが取れるような良い雰囲気になれば、小さなことでも話して情報交換しやすくなるから、ミスも減るのではというふうに考えてたんですが……。
なんだかみんな、「相手が悪い、私・俺はちゃんとやってる」みたいな感じで、話し合いにならないというか。

なるほど。と言うことは、皆さん全体としての困りごとは共通してて、お互いの情報交換がうまくいかないことで、仕事が上手くはかどらないとか、ミスが起こるということですね。そして、そういうことはなんとか回避したい。人間なので、やっぱり不満は解消したいってなるというのが一般的なんですよね。

今回私が聞いた限りでは、「職場の雰囲気を良くしよう」という目標に関して、皆さんの共通目的としての賛同を得るというのは、ちょっと難しかったのかなっていう感じがします。
例えば今言われたような「お互いの仕事をもっとスムーズにミスなく」とか、「二度手間にならないようにしませんか？」など、「どうすれば上手くいくかということを話し合ってみませんか？」という投げかけだと、皆さんの意欲性やモチベーションが変わってくるのではという感じがしますが、いかがですか？

そうですね、そういった方法だとうまくいく気がします。

その時に、今おっしゃったように「方法」という元々のご質問に戻るんですが、何をテーマにするかというのも１つの方法論としては大事かなと思うんです。
今回の場合、「何のためにみんなを集めているのか」というところが理解できてないというか。例えば、「何か知らないけど、まあ集まれって言われてるから」と集まる。会議とか打ち合わせでは割と散見されるんです。つまり、集まる理由の理解がないまま集まっている状態です。

私の設定の仕方が悪かったんですね……。

いえ、誰が悪いとかという話をしたいのではないんですよ。「なんのために集まるのか」という目的の共有が、皆さんの中で出来てない状態だったのではないでしょうか。集まった皆さんの意識の中に、共通した目的があるとは言えなかったのではないかと思います。そんなバラバラな状態で始まったっていう感じではないですか？
こういう状態になっていること自体が、コミュニケーションの定義から言うと、情報共有ができてないという状態ですね。

情報共有もコミュニケーションの一環なんだね。

あぁ、ここにも情報共有できていない私の状態が現れてたってことですね。

コミュニケーションというのは、実は話をする時もさることながら、何のために話し合いを実施するのかという情報共有がそれ以前にできていることです。つまりコミュニケーションをどのようにとった上で人を集めるのかという、その時点からコミュニケーションは始まっています。そこもとても大事だと言われているんです。

なるほど。でも、ご指摘があったように、コミュニケーションできてないメンバーに対して情報共有をしてから招集するというのは、難易度が高いなぁと感じます。

うまくいかなかった話は過去ですから、一旦横に置いておきましょう。今は、次回集める時の召集の仕方や尋ね方をどうするかが重要です。以前の連絡のやり方を変えられれば、そこでコミュニケーションが取れる可能性があるということを申し上げたいんです。そこが一つのコミュニケーションの入り口になりますよね。
それですべてが解決するのではなく、まずは、そこがコミュニケーションの始まりになるんです。

職場の雰囲気を良くしたいとか、ミスをなくしていくのをどうしたらいいかを話し合うには、皆を集める際の、私のやり取りの仕方次第なんですかね。

そうです。全員が目的を共有できるかどうかはわかりませんが、先ほどのお話でいうと、少なくとも「職場の雰囲気をよくしよう」というタイトルよりも、「普段の連携ミスを無くそう」とか、「仕事をもっとスムーズにさせよう」とか、皆さんが今困っていることに直結させたタイトルに変化させることで、皆さんの関心度というのは変わるかもしれないですよね。
それから、誰が悪いという話ではなくて「これからどうしようか」という未来形の話で話を進めてみてください。想像した時にどうです？　悪い雰囲気になると思いますか？

いい雰囲気になりそうですね。

ですよね。雰囲気というのは、ご存知のように、その都度の人の心理状態で変化していくので、さっきまでいい雰囲気だったのが急に悪くなることもあったりします。その時、皆さんの中でどのようなコミュニケーションが行われているのかっていうことと、先ほどおっしゃった雰囲気は、かなり連動してきますよ。
雰囲気を良くするからコミュニケーションができるんだという言い方もできますが、雰囲気っていうのは目に見えない実態のないものです。そこにいる人たちがどんな言動や行動をとるかで、この場の雰囲気は作られていくと思いますよ。

「職場の雰囲気」というものは、コミュニケーション次第で変わるってことだね！